Jeder Anruf wird angenommen – auch wenn Sie auf der Leiter stehen.
TelefonWache geht ran, wenn Sie nicht können. Der AI-Assistent fragt nach Anliegen, Rückrufnummer und Terminwunsch und schickt Ihnen eine fertige Telefonnotiz aufs Handy.
Läuft direkt hier auf der Seite, Sie brauchen nur ein Mikrofon.
Einrichtung in einem Termin · eigene Rufnummer · monatlich kündbar · Preise weiter unten

Während Sie unterwegs waren …
- Anrufer
- Herr Krüger
- Rückrufnummer
- 0170 123 45 67
- Ort
- Werder (Havel)
- Anliegen
- Wasserschaden im Heizraum, Wasser läuft unter der Therme heraus
- Dringlichkeit
- DringendNormalDringend angekreuzt
- Terminwunsch
- Heute, Rückruf bis 16 Uhr
- Uhrzeit
- 14:32 Uhr
Notfallnummer genannt. Aufgenommen von TelefonWache (AI).
- Sagt offen, dass es eine AI istund speichert keine Tonaufnahme – nur eine Textnotiz.
- Notiz per E-Mail, bei Notfällen zusätzlich per SMSin der Regel innerhalb einer Minute nach dem Anruf.
- Monatlich kündbarzum Ende des laufenden Monats.
Was kostet ein verpasster Anruf?
Wer unter der Spüle liegt, geht nicht ans Telefon. Viele Anrufer versuchen es dann beim nächsten Betrieb. Stellen Sie die Werte auf Ihren Betrieb ein.
Beispielrechnung, keine Zusage. Monat mit 4,33 Wochen gerechnet. TelefonWache: ab 89 € netto im Monat (Basis, 100 Minuten inklusive), dazu einmalig 199 € für die Einrichtung.
So läuft ein Anruf
Kein Anrufbeantworter, auf den niemand spricht. Keine Warteschleife. Drei Schritte, und Sie wissen Bescheid.
-
Das Telefon klingelt, Sie gehen nicht ran
Sie stehen auf der Leiter oder unter der Spüle. Nach der Zeit, die Sie festlegen, übernimmt TelefonWache per Rufumleitung. Ihre Nummer bleibt.
Verpasster Anruf -
Der Assistent nimmt ab und fragt nach
Er stellt sich als AI-Assistent Ihres Betriebs vor, sagt, dass er das Anliegen als Notiz weitergibt, und nimmt Anliegen, Name, Rückrufnummer, Ort und Erreichbarkeit auf. Wer nichts festgehalten haben möchte, sagt das – dann wird höchstens die Rückrufnummer weitergegeben.
„Sie sprechen mit einem AI-Assistenten …“ -
Die Notiz ist bei Ihnen
Per E-Mail oder SMS, in der Regel innerhalb einer Minute. Mit allem, was Sie für den Rückruf brauchen. Sie rufen zurück, wenn es passt.
Herr Krüger, Rückruf bis 16 Uhr

Wenn es wirklich brennt oder tropft
Der Assistent erkennt Notfälle wie Wasserrohrbruch, Gasgeruch oder Stromausfall. Haben Sie eine gesonderte Bereitschaftsnummer hinterlegt, stellt er dorthin durch. Wenn nicht, gibt er das Anliegen als dringend weiter: Die Notiz kommt mit der Kennzeichnung DRINGEND sofort auf Ihr Handy. Bei Gasgeruch verweist er zusätzlich auf den Gasnotruf des Netzbetreibers.
Hören Sie sich das selbst an
Unser Vorführbetrieb heißt „Sanitär Muster GmbH“. Den Betrieb gibt es nicht, den Assistenten schon. Sprechen Sie mit ihm wie ein Kunde, der ein Problem mit der Heizung hat – direkt hier auf der Seite, ohne Anmeldung.
Bereit, wenn Sie es sind.
Sie brauchen nur ein Mikrofon. Die Vorführung dauert bis zu vier Minuten und kostet Sie nichts.
Das Gespräch wird verarbeitet, um daraus die Notiz zu erzeugen – genauso, wie es später für einen Betrieb läuft. Bitte nennen Sie keine echten Daten Dritter. Näheres in der Datenschutzerklärung.
Lieber ganz klassisch am Telefon? Schreiben Sie uns, wir rufen Sie an und führen es Ihnen vor.
So klingt ein Gespräch
- Assistent
„Guten Tag, hier ist der Telefonassistent von Sanitär Muster in Werder. Ich bin ein digitaler Assistent, kein Mensch. Damit ich Ihr Anliegen aufnehmen und an das Team weitergeben kann, fasse ich das Gespräch anschließend als Notiz zusammen. Ist das für Sie in Ordnung?“
- Anrufer
„Ja. Mein Warmwasser geht seit heute Morgen nicht mehr.“
- Assistent
„Verstanden. Tritt irgendwo Wasser aus oder riecht es nach Gas?“
- Anrufer
„Nein, nichts davon.“
- Assistent
„Gut. Moment, ich notiere das. Wie ist Ihr Name und unter welcher Nummer erreicht Sie der Betrieb?“
- Anrufer
„Müller, 0170 1234567, Werder, Kirchstraße. Ab 16 Uhr bin ich erreichbar.“
- Assistent
„Danke, Herr Müller. Ich wiederhole: 0170 1234567, richtig? Der Betrieb ruft Sie heute ab 16 Uhr zurück. Auf Wiederhören.“

Was Sie bekommen
Kein Baukasten, den Sie selbst zusammensetzen müssen. Wir richten den Assistenten für Ihren Betrieb ein und passen ihn an, wenn sich etwas ändert.
Einrichtung durch uns
Ihr Betrieb, Ihre Leistungen, Ihre Regeln: Wir übernehmen Ihre Angaben aus dem Fragebogen und richten den Assistenten ein. Sie hören einen Testanruf und geben frei.
Notfallregel
Wasserrohrbruch, Gasgeruch, Stromausfall: Der Assistent erkennt Notfälle, stellt an Ihre Bereitschaftsnummer durch – falls Sie eine haben – oder gibt die Notiz sofort als DRINGEND weiter.
Notiz per E-Mail, Notfälle per SMS
Innerhalb einer Minute nach dem Anruf: Anliegen, Name, Rückrufnummer, Ort, Erreichbarkeit – klar gegliedert, per E-Mail. Bei einem Notfall kommt zusätzlich eine kurze SMS aufs Handy, damit Sie es auch auf der Baustelle sofort sehen. Auf Wunsch bekommen Sie jede Notiz auch als SMS. Kein Gesprächsprotokoll per SMS.
Terminwunsch-Aufnahme
Der Assistent fragt nach dem gewünschten Zeitraum und hält ihn in der Zusammenfassung fest. Anbindung an Ihren Kalender optional.
Monatlicher Bericht
Anzahl der Anrufe, Art der Anliegen, Rückrufquote. So sehen Sie, was am Telefon passiert, wenn Sie nicht da sind.
Anpassungen jederzeit
Neue Leistung, geänderte Bürozeiten, andere Notfallnummer: Eine kurze Nachricht an uns genügt. Änderungen sind im Preis enthalten.
Die Preise passen auf einen Zettel
Alle Preise netto zzgl. 19 % USt. Keine versteckten Gebühren, keine Kosten pro Anruf. Zwei Pakete, Gesprächsminuten inklusive, Wechsel jederzeit zum Monatsende.
| Leistung | Preis netto |
|---|---|
| EinrichtungFragebogen, Einrichtung des Assistenten, Testanruf und Freigabe, Rufumleitung gemeinsam einrichten | 199 €einmalig |
| Basis100 Gesprächsminuten inklusive (etwa 30 bis 50 Anrufe), weitere Minute 0,39 €; jederzeit kündbar zum Monatsende | 89 €netto pro Monat |
| Standard300 Gesprächsminuten inklusive (etwa 100 bis 150 Anrufe), weitere Minute 0,25 €; jederzeit kündbar zum Monatsende | 199 €netto pro Monat |
| Jahresvertrag12 Monate zum Preis von 10, Zahlung jährlich im Voraus, endet nach 12 Monaten ohne automatische Verlängerung | 890 € / 1.990 €Basis / Standard pro Jahr |
In jedem Vertrag enthalten
- Notiz per E-Mail, Notfälle zusätzlich per SMS
- Notfallregel und Ausweichoption auf Ihre Mailbox
- Monatlicher Bericht
- Anpassungen jederzeit
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Ein Anruf dauert im Schnitt zwei bis drei Minuten. Sie können jederzeit zum Monatsende zwischen Basis und Standard wechseln – wir sagen Ihnen im Monatsbericht, wenn sich das andere Paket lohnt. Ihre Nummer bleibt, die Rufumleitung richten wir mit Ihnen ein.
Sekretariatsdienst oder TelefonWache?
Ein Mensch am Telefon hat Vorteile. Hier steht ehrlich, wo ein klassischer Telefonsekretariatsdienst besser passt und wo TelefonWache die bessere Wahl ist.
| Kriterium | Klassischer SekretariatsdienstMarktpreise September 2026 | TelefonWache |
|---|---|---|
| Erreichbarkeit | Meist Mo–Fr zu Bürozeiten; rund um die Uhr oft nur als Zusatzoption | Rund um die Uhr, ohne Aufpreis |
| Gleichzeitige Anrufe | So viele, wie gerade Mitarbeiter frei sind | Beliebig viele gleichzeitig – kein Besetztzeichen |
| Zeit bis zur Notiz | Je nach Dienst, oft mit Verzögerung | Unter einer Minute per E-Mail, Notfälle zusätzlich per SMS |
| Rund 40 Anrufe im Monat (ca. 100 Minuten) | ab etwa 50 € bei Abrechnung je Anruf und Minute, bis rund 200 € mit Grundgebühr | 89 € netto (Basis, 100 Minuten inklusive) |
| Rund 120 Anrufe im Monat (ca. 300 Minuten) | etwa 140 € bis über 470 €, je nach Anbieter | 199 € netto (Standard, 300 Minuten inklusive) |
| Wann der Mensch besser ist | Bei sehr wenigen Anrufen, bei langen Beratungsgesprächen oder wenn die persönliche Stimme am Telefon Teil Ihres Auftritts ist | Wenn Anrufe verloren gehen, während Sie arbeiten – und jeder davon ein Auftrag sein kann |
Marktpreise: öffentliche Preislisten deutscher Telefonsekretariatsdienste, Stand September 2026; Beispielrechnung mit 2,5 Minuten je Anruf, alle Preise netto. Keine Zusage für einen bestimmten Anbieter.
Datenschutz und Recht, ehrlich erklärt
Ein Telefonassistent verarbeitet Gespräche mit Ihren Kunden. Das geht nur sauber. Hier steht, wie wir es machen.
AI-Offenlegung zu Gesprächsbeginn
Der Assistent sagt in den ersten Sätzen, dass er ein AI-Assistent ist. Das verlangt Art. 50 der EU-AI-Verordnung (AI Act, VO (EU) 2024/1689), und es ist ohnehin fair gegenüber Ihren Kunden.
Keine Tonaufnahme
Das Gespräch wird in Echtzeit in Text umgewandelt; eine Audioaufzeichnung wird nicht gespeichert. Es entsteht nur die Textnotiz für Ihren Betrieb. Wer nichts festgehalten haben möchte, sagt das dem Assistenten – dann wird nichts notiert. So bleibt § 201 StGB (unbefugtes Aufnehmen des gesprochenen Wortes) außen vor.
Sie behalten die Regie
Sie legen fest, wann der Assistent übernimmt, welche Auskünfte er gibt und wohin ein Anruf sonst geht. Änderungen gelten ab dem nächsten Anruf.
Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Sie bleiben Verantwortlicher für die Daten Ihrer Kunden, wir arbeiten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Den Vertrag erhalten Sie mit dem Angebot, nicht auf Nachfrage.
Löschfrist 90 Tage
Es gibt keine Tonaufnahmen, die gelöscht werden müssten. Textnotizen und Transkripte werden nach 90 Tagen gelöscht – sofern Sie keine kürzere Frist wünschen. Der monatliche Bericht enthält nur Zahlen, keine Gesprächsinhalte.
Unterauftragsverarbeiter benannt
Wir sagen Ihnen, wer beteiligt ist: ElevenLabs (Sprachverarbeitung), Twilio (Telefonie) sowie Google und OpenAI (Sprachmodelle). Die Liste steht in der Datenschutzerklärung und im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns: kontakt@telefonwache.de. Wir antworten am selben Werktag.
Für wen ist TelefonWache gedacht?
Für Handwerksbetriebe mit etwa 1 bis 20 Mitarbeitern, bei denen niemand dauerhaft im Büro sitzt: Sanitär, Heizung, Klima, Elektro, Dach, Bad, Maler, Tischler und verwandte Gewerke. Wenn Ihr Telefon tagsüber klingelt, während Sie auf der Baustelle stehen, ist TelefonWache für Sie gemacht.
Braucht mein Betrieb neue Telefonnummern?
Nein. Ihre bestehende Nummer bleibt. Wir richten mit Ihnen eine Rufumleitung bei Nichtannahme ein – der Assistent übernimmt nur, wenn Sie nach einer von Ihnen festgelegten Zeit nicht abnehmen. Sie können die Umleitung jederzeit selbst deaktivieren.
Was passiert bei Notfällen?
Der Assistent erkennt typische Notfallbegriffe wie Wasserrohrbruch, Gasgeruch oder Stromausfall. Haben Sie eine gesonderte Bereitschaftsnummer hinterlegt, stellt er dorthin durch. Wenn nicht, sagt er dem Anrufer, dass sein Anliegen als dringend weitergegeben wird – und Sie bekommen die Notiz sofort mit der Kennzeichnung DRINGEND per E-Mail und SMS, damit Sie schnellstmöglich zurückrufen. Bei Gasgeruch verweist er zusätzlich auf den Gasnotruf des Netzbetreibers.
Kann der Assistent Preise nennen?
Nein – nur, wenn Sie es ausdrücklich wollen. Standardmäßig sagt der Assistent, dass Preise nach Rücksprache mit Ihnen genannt werden. Wenn Sie feste Sätze, etwa eine Anfahrtspauschale, nennen lassen möchten, hinterlegen wir genau diese Angaben und sonst nichts.
Kann ich kündigen?
Ja. Der Monatsvertrag ist jederzeit kündbar zum Ende des laufenden Monats, ein Wechsel zwischen Basis und Standard ist ebenfalls zum Monatsende möglich. Der Jahresvertrag läuft zwölf Monate zum Preis von zehn und endet nach zwölf Monaten ohne automatische Verlängerung. Die Einrichtungsgebühr von 199 € wird in beiden Fällen einmalig fällig.
Welches Paket passt zu meinem Betrieb?
Basis (89 € im Monat, 100 Minuten) reicht für Betriebe mit bis zu etwa 40 Anrufen im Monat, die der Assistent annimmt. Standard (199 € im Monat, 300 Minuten) lohnt sich ab etwa 40 bis 50 Anrufen – ein Anruf dauert im Schnitt zwei bis drei Minuten. Sie können jederzeit zum Monatsende wechseln; wir sagen Ihnen im Monatsbericht, ob das andere Paket günstiger wäre.
Was passiert, wenn die Minuten nicht reichen?
Jede weitere Minute kostet 0,39 € im Basis- und 0,25 € im Standard-Paket. Es gibt keine automatische Tarifumstellung und keine Sperre. Sie sehen die genutzten Minuten im Monatsbericht und können zum Monatsende wechseln oder kündigen. Es gibt keine versteckten Zusatzkosten für SMS-Benachrichtigung oder Weiterleitung.
Warum keine echte Sekretärin?
Ein Telefonsekretariat mit Menschen ist bei sehr wenigen Anrufen im Monat oft die günstigere und persönlichere Lösung, das sagen wir offen. TelefonWache lohnt sich, wenn regelmäßig Anrufe ankommen, während niemand ans Telefon kann: Der Assistent ist rund um die Uhr da, nimmt beliebig viele Anrufe gleichzeitig an, und die Notiz liegt in unter einer Minute auf Ihrem Handy – ohne Bürozeiten, ohne Warteschleife, ohne Personalausfall.
Wie schnell ist die Einrichtung?
In der Regel drei Werktage, nachdem Sie unseren Fragebogen ausgefüllt haben. Darin geben Sie Ihre Leistungen, Ihr Einsatzgebiet, Ihre Bürozeiten, die Notfallnummer und Ihre Regeln an. Danach hören Sie sich einen Testanruf an, geben frei, und wir schalten die Rufumleitung mit Ihnen zusammen.
Bieten Sie TelefonWache auch für Arztpraxen an?
Derzeit nicht. Arztpraxen unterliegen besonderen Anforderungen an die Schweigepflicht (§ 203 StGB) und an die Verarbeitung von Gesundheitsdaten. Wir konzentrieren uns auf Handwerksbetriebe, bei denen die Anforderungen klar erfüllbar sind.
Angebot anfragen
Fünf Felder, keine Minute Aufwand: Schreiben Sie uns kurz, welcher Betrieb Sie sind. Wir melden uns innerhalb eines Werktags, per Telefon oder E-Mail, wie Sie möchten.
Anfrage ist angekommen
- Von
- Ihrem Betrieb
- Rückruf
- innerhalb eines Werktags
Danke. Sie erhalten eine Antwort per E-Mail. Wer direkt starten möchte: TelefonWache online einrichten.
Wie es weitergeht
- Online bestellen unter telefonwache.de/start – zwei Minuten, keine Unterschrift.
- Fragebogen: Leistungen, Bürozeiten, Notfallnummer, Regeln.
- Einrichtung und Testanruf, in der Regel innerhalb von 3 Werktagen.
- Freigabe und Rufumleitung. Fertig.
Lieber per E-Mail? kontakt@telefonwache.de
Sie verkaufen an Handwerksbetriebe?
Wir suchen Vertriebspartner auf Provisionsbasis, etwa Großhändler, Software-Berater, Steuerkanzleien oder Innungsvertreter mit direktem Draht zu Betrieben. Bewerbung per E-Mail an kontakt@telefonwache.de, Betreff „Vertriebspartner TelefonWache“.