Sekretariatsdienst für Handwerker: Leistung, Preis, Vertragsbindung

Ein Sekretariatsdienst für Handwerksbetriebe kostet je nach Abrechnungsmodell zwischen etwa 47 € und 227 € im Monat, wenn 40 Anrufe zu je zwei Minuten anfallen. Den Unterschied macht nicht der Einstiegspreis, sondern die Frage, ob nach Anruf, nach Minute oder nach beidem abgerechnet wird. Dieser Artikel stellt die öffentlich einsehbaren Preise von vier Anbietern nebeneinander, rechnet zwei typische Anrufmengen durch und zeigt, welche Kündigungsfristen in den Geschäftsbedingungen stehen.

Was ein Sekretariatsdienst tatsächlich übernimmt

Der Leistungsumfang unterscheidet sich zwischen den Tarifen stärker als der Preis. Büroservice24 deckt im Tarif Essential montags bis freitags von 7 bis 19 Uhr ab, erlaubt bis zu drei Mitarbeiterprofile und maximal vier Anrufszenarien; Terminvereinbarung mit Kalenderanbindung und Anrufvermittlung kommen erst im Tarif Professional ab 79,90 € dazu, eine Erreichbarkeit rund um die Uhr erst im Tarif Ultimate. phonea berechnet Anrufe außerhalb der Kernzeiten mit 2,70 € statt 1,70 € netto und bietet eine durchgehende Erreichbarkeit als Zusatzoption für 29,50 € im Monat. Für einen Betrieb, der vor allem zwischen 16 und 19 Uhr und samstagvormittags Anrufe verliert, entscheidet also die Servicezeit über den Tarif, nicht das Anrufvolumen. Prüfen Sie außerdem, wie die Notiz bei Ihnen ankommt: E-Mail ist bei allen geprüften Anbietern enthalten, eine SMS kostet bei starbuero.de 0,05 € je Nachricht, und eine Weiterleitung ins deutsche Mobilfunknetz dort zusätzlich 0,09 € je Minute. Solche Positionen tauchen in Anbietervergleichen selten auf, summieren sich bei täglicher Nutzung aber spürbar.

Die Preismodelle im Überblick

Alle Angaben stammen von den Preisseiten der Anbieter, abgerufen am 23.09.2026. Wo ein Anbieter nicht ausweist, ob es sich um Netto- oder Bruttopreise handelt, ist das vermerkt.

Das ebuero-Preisverzeichnis, aus dem die Anruf- und Minutenpreise stammen, trägt den Stand 28.03.2024. Bei Büroservice24 weicht die Tarifseite des Anbieters von der Darstellung des Vergleichsportals ab: Der Anbieter nennt Essential ab 49,90 €, Professional ab 79,90 € und Ultimate ab 129,90 €, das Portal führt 49, 79 und 99 € sowie einen Anrufpreis von 0,94 €. Die Anbieterangabe ist die belastbarere.

Zwei Rechenbeispiele

Für die Rechnung wird eine Gesprächsdauer von zwei Minuten je Anruf angenommen. Diese Annahme ist eine Redaktionsschätzung; keiner der Anbieter veröffentlicht eine Durchschnittsdauer. Bei ebuero und Büroservice24 werden Anrufannahme und Minuten nebeneinander berechnet, bei phonea nur die Annahme, bei starbuero.de nur die Bearbeitungsminuten.

Bei 40 Anrufen deckt das Paket Basis von TelefonWache die Menge mit 89 € ab, weil 80 Minuten in das Kontingent von 100 Minuten fallen. Bei 120 Anrufen kehrt sich das Bild teilweise um: Der Tarif Profi von ebuero liegt mit 554,30 € nur knapp unter dem Einsteigertarif, obwohl seine Grundgebühr dreimal so hoch ist. Bei TelefonWache ist in diesem Fall Basis mit Zusatzminuten (0,39 € je angefangene Minute laut Preisblatt) günstiger als Standard; Standard rechnet sich erst bei deutlich mehr Gesprächsminuten. Wer wenige, aber lange Gespräche hat, fährt mit einem Anrufpreis besser; wer viele kurze Anrufe bekommt, mit einem Minutenpreis oder einem Kontingent. Eine ausführliche Kostenrechnung für mehrere Anrufmengen steht im Ratgeber Telefonservice für Handwerker: Was kostet das wirklich?.

Checkliste: So vergleichen Sie Angebote in zehn Minuten

• ☐ Anrufliste der letzten vier Wochen auszählen: Zahl der Anrufe und ungefähre Dauer.
• ☐ Abrechnungsmodell je Anbieter notieren: je Anruf, je Minute oder beides.
• ☐ Servicezeiten prüfen: Sind Abende und Samstage im Tarif enthalten oder teurer?
• ☐ Zuschläge erfassen: SMS, Weiterleitung aufs Handy, Terminvereinbarung.
• ☐ Einrichtungsgebühr und Netto- oder Bruttoangabe festhalten.
• ☐ Kündigungsfrist nach dem ersten und nach dem dritten Vertragsjahr notieren.
• ☐ Eigene Monatsmenge mit allen Tarifen durchrechnen, wie in der Tabelle oben.

Vertragsbindung: die Frist wächst mit der Vertragsdauer

Eine klassische Mindestlaufzeit von zwölf Monaten schreibt keiner der geprüften Anbieter vor. Die Bindung entsteht stattdessen über die Kündigungsfrist. In den Geschäftsbedingungen der ebuero AG heißt es in § 9 Abs. 1, die Dienste könnten „innerhalb der ersten 2 Monate nach Vertragsbeginn täglich mit sofortiger Wirkung“ gekündigt werden; danach gilt ein Monat zum Ende des Abrechnungszeitraums, nach einem Jahr zwei Monate, nach drei Jahren drei Monate. Büroservice24 beschreibt in den FAQ dieselbe Staffel und ergänzt eine zweiwöchige unverbindliche Testphase. Wer also drei Jahre bleibt, kündigt danach mit einem Vorlauf von drei Monatsrechnungen.

Wann sich eine eigene Bürokraft rechnet

Der Vergleich mit einer Teilzeitkraft ist schnell gemacht. Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 € je Zeitstunde und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 €. Zehn Wochenstunden entsprechen rund 43,3 Monatsstunden, also etwa 602 € Bruttolohn im Monat, bevor Arbeitgeberanteile, Urlaubs- und Krankheitsvertretung dazukommen. Erst oberhalb dieser Größenordnung wird die eigene Kraft zur ernsthaften Alternative, und auch dann bleibt die Frage, wer das Telefon in ihrer Urlaubswoche übernimmt.

Wenn der Rückruf wichtiger ist als das Gespräch

Ein Sekretariatsdienst ist dort stark, wo tatsächlich gesprochen werden muss: Rückfragen zu einem laufenden Auftrag, Vermittlung an einen bestimmten Mitarbeiter, Bestellannahme. Viele Anrufe im Handwerk sind das aber nicht. Wer anruft, will meistens einen Termin, eine Rückrufzusage oder im Notfall jemanden, der noch heute kommt. Die Umleitung aufs Handy hilft dabei nur, wenn dort jemand rangeht; auf der Baustelle klingelt es ins Leere, und die Mailbox liefert häufig weder Rückrufnummer noch Anliegen. Für diesen Fall reicht eine Annahme, die das Anliegen strukturiert erfasst und sofort weitergibt. Genau das tut der AI-Telefonassistent von TelefonWache: Er nimmt den Anruf an, wenn niemand rangeht, schickt die Telefonnotiz per E-Mail, bei Notfällen zusätzlich per SMS, und nimmt auch den Terminwunsch des Anrufers mit auf. Wie sich das von einem Sekretariat unterscheidet, zeigt der Ratgeber AI-Telefonassistent oder Sekretariatsdienst. Die Preise und den Leistungsumfang finden Sie im Preisblatt, den Einstieg unter Jetzt einrichten.

Warum sich der Vergleich jetzt lohnt

Das Handwerk zählte 2025 rund 1.038.126 Betriebe mit etwa 6,24 Millionen Beschäftigten, im Schnitt also sechs Personen je Betrieb. Das ist ein Zuschnitt, in dem eine feste Bürokraft selten vorgesehen ist und das Telefon nebenher mitläuft. Die Beschäftigung ging 2025 gegenüber dem Vorjahr um 1,3 Prozent zurück, während der Umsatz nominal um 1,2 Prozent wuchs, also mehr Arbeit auf weniger Schultern. Gleichzeitig steigt der Mindestlohn in zwei Schritten um knapp 14 Prozent, was jede Stunde Bürotätigkeit teurer macht. Wer seinen bestehenden Vertrag prüfen will, sollte das außerdem früh im Vertragsjahr tun: Ab dem zweiten Jahr verdoppelt sich bei mehreren Anbietern die Kündigungsfrist. Ein Blick auf die eigene Anrufliste der letzten vier Wochen, ausgezählt nach Anzahl und ungefährer Dauer, genügt, um die Rechnung oben mit den eigenen Zahlen zu wiederholen. Weitere Grundlagen dazu stehen auf der Startseite.

Quellen

• starbuero.de, Preisübersicht Telefonservice, abgerufen am 23.09.2026: https://www.starbuero.de/preise
• phonea, Telefonservice für Handwerker und Handwerksbetriebe (Tarife CALL2 und Anrufpaket), abgerufen am 23.09.2026: https://www.phonea.de/telefonservice-fuer-handwerker/
• ebuero AG, Preisverzeichnis Telefonsekretariat, Stand 28.03.2024, abgerufen am 23.09.2026: https://www.ebuero.de/preisverzeichnis/telefonsekretariat
• ebuero AG, Allgemeine Geschäftsbedingungen, § 9 Kündigungsfristen, abgerufen am 23.09.2026: https://www.ebuero.de/agb
• Bueroservice24 AG, Tarife, abgerufen am 23.09.2026: https://www.bueroservice24.de/tarife
• Bueroservice24 AG, FAQ zu Kündigungsfristen und Testphase, abgerufen am 23.09.2026: https://www.bueroservice24.de/faqs
• Bueroservice24 AG, Telefonservice für Handwerker, abgerufen am 23.09.2026: https://www.bueroservice24.de/branchen/handwerker
• telefon.services, Büroservice24 Test 2026 (Anrufpreis 0,94 €), abgerufen am 23.09.2026: https://telefon.services/anbieter/bueroservice24/
• ZDH, Kennzahlen des Handwerks 2025, Stand Juni 2026, abgerufen am 23.09.2026: https://www.zdh.de/daten-und-fakten/kennzahlen-des-handwerks/wirtschaftlicher-stellenwert-des-handwerks-2025/
• BMAS, Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2026 auf 13,90 Euro, Pressemitteilung vom 29.10.2025, abgerufen am 23.09.2026: https://www.bmas.de/DE/Service/Presse/Pressemitteilungen/2025/mindestlohn-steigt-zum-ersten-januar-2026.html