AI-Telefonassistent oder Sekretariatsdienst: der Unterschied

Ein Sekretariatsdienst setzt einen Menschen ans Telefon und rechnet meist je Anruf und je Minute ab, ein AI-Telefonassistent nimmt Anrufe automatisch an und kostet in der Regel einen festen Monatsbetrag. Welche Lösung für Ihren Betrieb günstiger ist, entscheidet vor allem die Zahl der Anrufe; welche besser passt, entscheidet die Art der Anrufe. Bei rund 40 Anrufen im Monat ist ein Sekretariat ohne Grundgebühr oft billiger, ab etwa 50 bis 55 Anrufen dreht sich das Verhältnis zugunsten eines Festpreis-Pakets.

Dieser Artikel stellt die öffentlich einsehbaren Preise mehrerer Anbieter nebeneinander, rechnet zwei typische Monate durch und zeigt, wo die Grenzen beider Lösungen liegen.

Die Preismodelle im Überblick

Die folgende Tabelle enthält nur Anbieter, die ihre Preise öffentlich nennen. Alle Angaben stammen von den Seiten der Anbieter, abgerufen am 22.09.2026.

Zwei Einschränkungen gehören dazu: starbuero.de weist nicht aus, ob die Preise netto oder brutto gelten. Bei ebuero kommt außerhalb der Kernzeit ein Zuschlag von 0,25 € je Minute hinzu, und das Preisverzeichnis trägt den Stand 28.03.2024. Bei TelefonWache fällt einmalig eine Einrichtung von 199 € netto an; die aktuellen Konditionen stehen im Preisblatt.

Beispielrechnung: 40 und 120 Anrufe im Monat

Für die Rechnung nehmen wir eine durchschnittliche Gesprächsdauer von zwei Minuten an (Redaktionsschätzung). Nachbearbeitungszeit, die manche Dienste zusätzlich abrechnen, ist nicht enthalten.

Bei 40 Anrufen liegen die Dienste ohne Grundgebühr vorn. Bei 120 Anrufen kehrt sich das um: Die Festpreis-Modelle liegen zwischen 88 und 199 Euro, die Sekretariate, die jeden Anruf einzeln berechnen, zwischen rund 204 und 528 Euro. Auffällig ist, dass bei 240 Minuten das Paket Basis mit Zusatzminuten günstiger ist als das Paket Standard. Standard rechnet sich nach dieser Rechnung erst ab etwa 380 Gesprächsminuten im Monat.

Die Schwelle lässt sich genauer bestimmen. Bei zwei Minuten je Gespräch ist TelefonWache Basis ab 51 Anrufen im Monat günstiger als starbuero.de und ab 55 Anrufen günstiger als phonea CALL2. Verteilt man die Einrichtungsgebühr auf das erste Jahr, verschiebt sich die Schwelle auf 68 beziehungsweise 73 Anrufe. Wie viele Anrufe bei Ihnen tatsächlich eingehen, können Sie mit dem Rechner auf der Startseite überschlagen.

Was ein Sekretariatsdienst besser kann

Am anderen Ende sitzt ein Mensch. Er kann nachfragen, wenn ein Anrufer sein Anliegen nur ungenau beschreibt, er kann einen aufgebrachten Kunden beruhigen, und er kann in Grenzfällen abwägen. Viele Sekretariate tragen Termine direkt in einen Kalender ein; starbuero.de nennt etwa eine Anbindung an Calendly und Microsoft Bookings. phonea bietet zusätzlich Schreibarbeiten wie Briefe und E-Mails an.

Für Betriebe, bei denen am Telefon häufig beraten wird oder bei denen Anrufer schwer zu verstehende Fragen stellen, bleibt ein Sekretariat die passendere Wahl. Das gilt auch, wenn Sie nur wenige Anrufe im Monat haben und diese gezielt abgeben wollen, etwa während des Urlaubs.

Was ein AI-Telefonassistent anders macht

Ein AI-Telefonassistent arbeitet nach Vorgaben, die bei der Einrichtung festgelegt werden: wie er sich meldet, welche Fragen er stellt, was als Notfall gilt und an wen die Notiz geht. Er ist rund um die Uhr erreichbar, ohne dass Zuschläge für Abend oder Wochenende anfallen, und er nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an. Bei einem Sekretariat begrenzt die Zahl der Mitarbeiter, wie viele Gespräche parallel laufen.

Die Kosten sind im Rahmen des Kontingents fest. Ein unruhiger Monat mit vielen kurzen Anrufen verändert die Rechnung nicht, solange das Minutenkontingent reicht.

Die Grenzen sind ebenso klar. Ein AI-Telefonassistent berät nicht, gibt ohne ausdrückliche Freigabe keine Preise heraus und ersetzt keine Fachauskunft. Er nimmt Anliegen, Adresse und Rückrufnummer auf, fragt nach einem passenden Rückrufzeitraum und leitet das weiter. Bei TelefonWache geht die Telefonnotiz per E-Mail an den Betrieb, bei einem Notfall zusätzlich per SMS.

Welche Anrufe bei Ihnen ankommen

Hilfreicher als die Frage nach Mensch oder Technik ist ein Blick auf die eigenen Anrufe. Wenn die meisten Anrufer einen Termin wollen, einen Schaden melden oder um Rückruf bitten, reicht eine saubere Aufnahme von Name, Adresse, Anliegen und Dringlichkeit. Wenn viele Anrufer ausführlich beraten werden wollen oder am Telefon bereits über Preise verhandeln, spricht mehr für einen Menschen.

Ein zweiter Punkt ist die Uhrzeit. Klassische Sekretariate arbeiten oft zu Bürozeiten, bei ebuero und phonea etwa Montag bis Freitag von 7 bis 19 Uhr. Wer abends und am Wochenende Anrufe bekommt, zahlt dort Zuschläge oder ein Zusatzpaket.

Checkliste: So finden Sie Ihr Modell in zehn Minuten

• ☐ Zählen Sie vier Wochen lang alle eingehenden Anrufe, auch die verpassten (Anrufliste am Festnetz und am Handy).
• ☐ Notieren Sie, wie viele davon nur Termin, Rückruf oder Schadensmeldung waren und wie viele eine echte Beratung brauchten.
• ☐ Halten Sie fest, wie viele Anrufe abends, am Wochenende oder während der Arbeit auf der Baustelle eingingen.
• ☐ Rechnen Sie mit der Tabelle oben Ihren normalen und Ihren vollsten Monat für zwei Anbieter durch.
• ☐ Prüfen Sie, ob Ihr Anschluss eine Rufumleitung bei Nichtannahme erlaubt (Anleitung: Rufumleitung bei der Telekom).
• ☐ Fragen Sie beim Anbieter nach Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist und Kosten außerhalb der Kernzeit.

Wenn niemand im Büro ist

In vielen kleinen Betrieben gibt es kein Büro, das tagsüber besetzt ist. Die übliche Lösung ist eine Rufumleitung vom Festnetz aufs Handy. Das hilft aber nur, wenn am Handy jemand rangeht; auf dem Dach, unter der Spüle oder mit der Flex in der Hand klingelt es ins Leere, und der Anrufer landet auf der Mailbox oder legt auf. Für genau diese Lücke ist ein AI-Telefonassistent gedacht: Er nimmt den Anruf an, wenn nach einer eingestellten Zahl von Sekunden niemand abhebt, und schickt Ihnen die Notiz, die Sie nach Feierabend abarbeiten. Wie das bei TelefonWache abläuft und was es kostet, ist auf der Startseite beschrieben; die Bestellung läuft über telefonwache.de/start.

Warum sich der Vergleich jetzt lohnt

Im Herbst steigt in vielen Gewerken die Zahl der Anrufe: Heizungen springen nicht an, Dächer müssen vor dem Winter dicht sein, Aufträge sollen noch vor dem Jahresende erledigt werden. Gleichzeitig ist das Personal knapp. Nach Angaben des Zentralverbands des Deutschen Handwerks arbeiteten 2025 rund 6,24 Millionen Menschen im Handwerk, 1,3 Prozent weniger als im Vorjahr, und die Zahl der Auszubildenden sank ebenfalls um 1,3 Prozent. Wer niemanden fürs Telefon abstellen kann, verliert Anrufe gerade dann, wenn viel los ist.

Auch die Haltung zur Technik hat sich verschoben. Laut einer Bitkom-Befragung von 604 Unternehmen nutzte 2025 jedes dritte Unternehmen in Deutschland Künstliche Intelligenz, 36 Prozent nach 20 Prozent im Vorjahr. Befragt wurden allerdings Unternehmen ab 20 Beschäftigten; für kleine Handwerksbetriebe liegt keine vergleichbare Zahl vor.

Wenn Sie wissen, wie viele Anrufe in einem normalen und in einem vollen Monat bei Ihnen eingehen, lässt sich mit den Tabellen oben in wenigen Minuten ausrechnen, welches Modell für Sie günstiger ist.

Quellen

• starbuero.de, Preise, abgerufen am 22.09.2026: https://www.starbuero.de/preise
• ebuero AG, Preisverzeichnis Telefonsekretariat (Stand 28.03.2024), abgerufen am 22.09.2026: https://www.ebuero.de/preisverzeichnis/telefonsekretariat
• phonea, Telefonservice für Handwerker, abgerufen am 22.09.2026: https://www.phonea.de/telefonservice-fuer-handwerker/
• Placetel, Ratgeber mit Preisübersicht zu AI-Telefonassistenten (Stand 08.07.2026), abgerufen am 22.09.2026: https://www.placetel.de/ratgeber/ki-telefonassistent
• TelefonWache, Preisblatt (Fassung September 2026), abgerufen am 22.09.2026: https://telefonwache.de/preisblatt/
• Zentralverband des Deutschen Handwerks, Wirtschaftlicher Stellenwert des Handwerks 2025, abgerufen am 22.09.2026: https://www.zdh.de/daten-und-fakten/kennzahlen-des-handwerks/wirtschaftlicher-stellenwert-des-handwerks-2025/
• Bitkom, Presseinformation „Durchbruch bei Künstlicher Intelligenz“ vom 15.09.2025, abgerufen am 22.09.2026: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Durchbruch-Kuenstliche-Intelligenz